Autor: Elżbieta Musialik "Fundusze Europejskie" nr 1(8) styczeń - luty 2005
OPTYMALIZACJA PRZYGOTOWANIA PROJEKTU POD KĄTEM UZYSKANIA FUNDUSZY
Poprawne przeprowadzenie procesu inwestycyjnego nie stanowi gwarancji skuteczności w pozyskaniu środków z funduszy UE. Wynika to z kryteriów oceny projektów w procesie aplikacyjnym. Co więc należy zrobić, aby zwiększyć swoje szanse na pozyskanie dofinansowania? Ważne jest, aby przed przystąpieniem do realizacji projektu zgromadzone zostały wszystkie informacje i dokumenty, niezbędne dla kolejnego stadium procesu inwestycji.
Nie zależnie od skali przedsięwzięcia, jego celu, zakresu i sposobu finansowania podstawowe zasady organizowania procesu projektowego są identyczne. Zanim inwestor przystąpi do fazy projektowej powinien przeprowadzić szereg działań w celu ustalenia realiów, szans powodzenia inwestycji i potencjalnych odbiorców zakładanego produktu. Faza przed projektowa pozwala ustalić parametry będące podstawą do sporządzenia projektu budowlanego i technologicznego jako zasadniczych składników projektu inwestycyjnego.
Ponieważ skuteczne aplikowanie o środki unijne zwiększa szanse kolejnych projektów, dlatego optymalne jest opracowanie działań nie dla jednego projektu, ale całego szeregu, uzupełniających się działań. w tym celu istotne jest rozpoznanie sytuacji Beneficjenta pod kątem wykorzystania środków UE jak również dostępnych programów, które umożliwią wybór odpowiedniego programu dla konkretnych projektów, zaspokajających potrzeby beneficjentów końcowych.
Pierwszym krokiem podjętych działań winno być przeprowadzenie wstępnego badania i analizy rynku w celu określenia jego potrzeb tj. przeprowadzenie analizy zainteresowań (beneficjentów końcowych – interesariuszy), których dotyczy projekt. Kiedy zostaną one poznane należy zdecydować na jakie potrzeby rynku ma odpowiedzieć produkt będący przedmiotem inwestycji określając jednocześnie jej cele. z punktu widzenia późniejszego aplikowania o środki UE należy zwrócić uwagę, aby sformułowane cele były: konkretne, mierzalne, dostępne, realistyczne i określone w czasie. Inwestor powinien na tym etapie stworzyć dokument formułujący nazwę, cele, charakter i podstawowe cechy inwestycji.
Komisje przyznające środki wysoko oceniają takie projekty które: służą realizacji określonego celu, polegają na skoordynowaniu powiązanych ze sobą działań, są ograniczone w czasie, mają określone zasoby i budżet a przede wszystkim mają wyjątkowy charakter.
Kolejnym etapem powinno być przeprowadzenie studiów i analiz wstępnych dotyczących określenia optymalnych warunków lokalizacji, technologii, zabudowy, finansowania i realizacji inwestycji. w przypadku dużych inwestycji celowe jest stworzenie dokumentu stanowiącego abstrakt z analiz. Dalsze działania powinno stanowić zgromadzenie odpowiednich dokumentów formalno-prawnych tj.:
- raport w sprawie wpływu na środowisko i ochrony przed uciążliwościami
- wypis i wyrys z planu miejscowego lub decyzja o lokalizacji inwestycji celu publicznego lub decyzja o warunkach zabudowy
- dokumenty potwierdzające prawo do dysponowania nieruchomością
- dokumentacja geodezyjno–kartograficzna, geotechniczna, ewentualnie ekofizjologiczna
- inwentaryzacja techniczna i szacunek wartości istniejącej zabudowy i zagospodarowania terenu
- dokumentacja historyczno–konserwatorska
- dowody zapewnienia dostawy mediów i alimentacji produkcji.
Po uzyskaniu niezbędnych dokumentów powstać powinna:
- koncepcja technologiczna i koncepcja planu generalnego inwestycji produkcyjnej
- koncepcja funkcjonalno–przestrzenna zabudowy i zagospodarowania terenu inwestycji.
Na takiej podstawie możliwe jest podjęcie dalszych działań polegających na ustaleniu warunków technicznych przyłączenia sieci zewnętrznych infrastruktury technicznej itp.
Po przyjęciu finalnych założeń programowo projektowych, oszacowaniu kosztów, wstępnego określenia harmonogramu prac i możliwości finansowania z własnego budżetu, należy określić możliwe źródła finansowania (kredyty, dotacje, pomoc unijna).
Wybór optymalnych źródeł finansowania może okazać się decydujący dla realizacji inwestycji.
To właśnie na tym etapie przygotowania inwestycji należy zwrócić uwagę na wybór działania, które jest najbliższe idei realizowanej przez projekt, ale również na wymagania formalne i liczbę złożonych wniosków (konkurencję). Przede wszystkim wybierając źródło dofinansowania należy zwrócić uwagę na to, czy podmiot uprawiony jest do ubiegania się o wsparcie, czy projekt może być przedmiotem wsparcia, które z kosztów przedsięwzięcia będą kwalifikowały się do objęcia wsparciem i czy wnioskowana kwota mieści się w dopuszczalnej wielkości wsparcia w ramach danego działania. Konieczne jest wpisanie projektu w istniejące działania, zapewnienie korelacji z dokumentami strategicznymi regionu i kraju. Oznacza to określenie kierunków rozwoju bazujących na wykorzystaniu funduszy UE, stworzenie planu strategicznego na bazie celów strategicznych, określenie procesu realizacji strategii oraz oczekiwanego efektu, szczególny nacisk powinien zostać położony na realizację działań pod kątem oferty wsparcia z funduszy UE. w przypadku zamiaru realizacji szeregu inwestycji niezbędne jest ustalenie strategii wykorzystania środków UE w ramach programów. Korzystnie jest przeprowadzić analizę sytuacji, następnie stworzyć listę praktycznych interwencji, przydatne, a czasem wprost niezbędne, jest przeprowadzenie konsultacji z adresatami projektu, co w konsekwencji doprowadzi do możliwości dokonania analizy problemów.
Na tym etapie należy przeprowadzić weryfikację założeń projektu pod kątem wybranego źródła finansowania i ewentualne ich modyfikacje.
Trzeba stwierdzić, iż nie są wysoko oceniane projekty, które nie mają szans realizacji w przypadku braku dofinansowania, dlatego równolegle z konstruowaniem planu finansowego uwzględniającego uzyskanie dofinansowania, należy określić alternatywną strategię finansowania działań.
Po przeprowadzeniu wszystkich powyższych analiz uzasadnione jest przystąpienie do realizacji fazy projektowej tj. opracowanie projektu budowlanego, w tym projektu zagospodarowania terenu inwestycji i projektów architektoniczno – budowlanych, uzyskanie wymaganych opinii, uzgodnień i sprawdzeń oraz uzyskanie pozwolenia na budowę, opracowanie projektu technologicznego inwestycji produkcyjnej oraz uzyskanie wymaganych opinii i uzgodnień, a także opracowanie wykonawczych projektów budowlanych i technologicznych, specyfikacji technicznej i kosztorysów inwestorskich.
Ostatnią fazą przed złożeniem wniosku jest uzupełnienie brakujących dokumentów aplikacyjnych, w tym sporządzenie studium wykonalności inwestycji. Należy zwrócić uwagę na zawartość tego dokumentu, ponieważ stanowi on podstawę do wypełnienia wniosku, chociaż priorytetem jest spełnienie wytycznych. Niezależnie od typu inwestycji w studium powinna zostać zawarta analiza kryteriów techniczno–ekonomicznych oraz merytorycznych.
Podstawę dla przygotowania studium wykonalności stanowi szereg dokumentów, oprócz powstałych w fazie przedprojektowej i projektowej (omówionych powyżej), również harmonogram finansowania i budżet oraz inne dokumenty finansowe. w opracowaniu powinna zostać wykazana wykonalność techniczna przedsięwzięcia.
Wypełniając wniosek należy zwrócić uwagę na zgodność przyjętych założeń w poszczególnych dokumentach a zwłaszcza pomiędzy harmonogramem zawartym np. w WPI, studium i wniosku. Harmonogram musi być realny, gdyż jest on podstawą weryfikacji późniejszych efektów. Planowane przedsięwzięcie powinno w momencie składania wniosku być gotowe do realizacji to znaczy, powinno posiadać wszelkie pozwolenia i koncesje.Autor: Łukasz Juśkiewicz
Szerszy krąg beneficjentówZ zadowoleniem należy zauważyć, iż coraz większe grono potencjalnych aplikantów do programów pomocowych wykazuje zainteresowanie dofinansowaniem swoich działań prorozwojowych. Część z nich z sukcesem skorzystała już z możliwości, jakie oferowały programy przedakcesyjne. Ale czy jest to jedyna grupa beneficjentów?
Oczywiście, że nie, bowiem gospodarka to ciąg powiązań przyczynowo-skutkowych. Każdy projekt objęty dofinansowaniem unijnym implikuje potrzebę wyłonienia jego zewnętrznego wykonawcy. I właśnie środowisko owych wykonawców jest grupą, która obok wnioskodawców w największym stopniu skorzysta na funduszach pomocowych. Uwarunkowania realizacyjne większości programów praktycznie wykluczają możliwość wykonawstwa projektów we własnym zakresie. Pojawiają się zatem nowe możliwości zintensyfikowania aktywności na rynku zamówień B2B. Czy potencjalni wykonawcy projektów powinni więc w zadowoleniu oczekiwać na pierwsze zlecenia? Otóż nie. Tak potężny dopływ kapitału inwestycyjnego, w perspektywie co najmniej kilkunastu lat, kreować będzie nie tylko nowe szanse rynkowe, lecz przede wszystkim zmodyfikuje obecny porządek funkcjonowania rynku. Nowa sytuacja rodzić będzie negatywne konsekwencje dla podmiotów, które nie podejmą działań przystosowujących ich do zmian otoczenia. Przedsmak przemian, jakie nas czekają mamy możliwość obserwować w trakcie realizacji funduszy przedakcesyjnych. Pomimo, iż ich potencjał, w szczególności w obszarze projektów inwestycyjnych, zdecydowanie ustępuje możliwościom funduszy strukturalnych, niektóre obszary rynku już ulegają znaczącym przekształceniom – dla przykładu – szerokie możliwości dofinansowania projektów z zakresu firmowych SZJ, praktycznie wyeliminowały z rynku MSP wykonawców nieakredytowanych, których usługi nie mogą być dotowane. Spróbujmy zatem zidentyfikować grupę podmiotów najbardziej wrażliwych na szanse i zagrożenia dotacyjne oraz określmy dla nich najbardziej efektywne sposoby wykorzystania pojawiających się możliwości.
Kto ma największe szanse
Przegląd dotychczas realizowanych projektów przedakcesyjnych, uzupełniony analizą funduszy strukturalnych, identyfikują nam dość precyzyjnie grono potencjalnych beneficjentów funduszy po stronie wykonawców:
- Producenci i dostawcy maszyn i urządzeń – Zarówno priorytety podstawowych programów inwestycyjnych, jak i relatywnie niski stopień skomplikowania procesu dotacyjnego tego typu inwestycji, wskazują, iż będzie to kluczowa grupa beneficjentów. Nie należy się jednak spodziewać, iż korzyści z tego tytułu rozłożą się równomiernie na wszystkie branże. Szereg przesłanek wskazuje, iż tytuł niepodważalnego lidera zostanie przydzielony dostawcom maszyn produkcyjnych dla sektora rolno-spożywczego (instalacja linii przetwórczych mięsa, owoców, warzyw; wykonawstwo komór chłodniczych; zakup specjalistycznych środków transportu; zakup maszyn rolniczych). Główne czynniki, jakie determinować będą zdecydowaną intensyfikację zamówień u tego typu podmiotów to: dostęp do kilku branżowych i dobrze zasilonych programów, konieczność realizacji inwestycji w ramach dostosowywania działalności do wytycznych unijnych. Należy założyć, iż w przypadku pozostałych działów gospodarki utrzymany zostanie obecny porządek i kierunek inwestycyjny, pewnemu pogłębieniu może jednakże ulec wzajemna dysproporcja pomiędzy progresem w branżach określanych mianem „atrakcyjnych” a dynamiką inwestycji w pozostałych działach gospodarki. Ponadto, inwestycje realizowane przez sektor publiczny w ramach ZPORR skutkować powinny wzrostem zapotrzebowania na specjalistyczny sprzęt szpitalny, wyposażenie sal dydaktycznych, sportowych, urządzenia laboratoryjne, sprzęt informatyczny. Abstrahując od kryterium branży, można pokusić się o identyfikację właściwości maszyn i urządzeń, jakie będą preferowane przy wyborze wniosków – niewątpliwie większość generowanych zamówień dotyczyć będzie maszyn produkcyjnych. Ponadto, maszyny powinny posiadać określony, wysoki stopień zaawansowania technologicznego, przy czym zakres automatyzacji, jaki będą wprowadzać, nie może być na tyle wysoki, aby wykluczało to generowanie nowych miejsc pracy.
- Podmioty świadczące usługi budowlane i wykończeniowe – Z pewnymi wyjątkami
(m.in. Program SAPARD) grupa ta nie miała jeszcze okazji sprawdzić się jako wykonawca projektów dotacyjnych. Małe doświadczenie nie powinno jednakże stanowić głównej przeszkody w realizacji inwestycji przez przeciętnego reprezentanta tejże branży. Istotną barierą dla niektórych podmiotów może okazać się popyt na wyspecjalizowane prace budowlane. Podobnie, jak w przypadku dostawców maszyn, dobrze dotowany sektor rolno-spożywczy generował będzie zapotrzebowanie na wykonawstwo specjalistyczne dla branży. Z kolei pozostali wnioskodawcy, zgodnie z priorytetami programów, skoncentrują swoje inwestycje na powiększaniu powierzchni produkcyjnych, znacznie większe możliwości otworzą się zatem przed podmiotami wyspecjalizowanymi w budowie hal produkcyjnych. Podobnie sytuacja przedstawia się w sektorze publicznym, skala inwestycji planowanych w ramach ZPORR wymaga zazwyczaj angażowania firm dysponujących dużym potencjałem i szerokim zakresem świadczonych usług, mniejsze podmioty mogą liczyć jedynie na podwykonawstwo wybranych usług.
- Dostawcy oprogramowania – Na wzrost zamówień mogą liczyć zarówno podmioty, które oferują gotowe programy informatyczne, jak również firmy wdrażające oprogramowanie dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta. Grupa programów, jakie najlepiej wpisują się w priorytety funduszy obejmuje systemy wspomagające procesy przygotowania i sterowania produkcją (CAD, CAM), a także software wprowadzający innowacje procesowe w sferze zarządzania (ERP, SCM, CRM).
- Wykonawcy projektów proekologicznych – Programy dotujące inwestycje w ochronę środowiska determinować będą popyt na 3 podstawowe rodzaje usług: wykonawstwo inwestycji z zakresu ochrony powietrza (produkcja skojarzona energii elektrycznej i cieplnej, wdrażanie technologii ograniczających emisję, wykorzystanie alternatywnych źródeł energii), gospodarki wodno-ściekowej (oczyszczalnie ścieków, wdrażanie technologii ograniczających ścieki) i gospodarki odpadami przemysłowymi (instalacje odzysku odpadów, wdrażanie technologii ograniczających wytwarzanie odpadów).
- Oferenci usług niematerialnych –Większość funduszy przedakcesyjnych dotowała właśnie usługi niematerialne świadczone na rzecz sektora MSP. Wraz z uruchomieniem funduszy strukturalnych dotychczas dofinansowany zakres usług zostanie częściowo zmodyfikowany – grono swoich klientów mają szansę powiększyć m.in. firmy świadczące usługi z zakresu: wprowadzania przedsiębiorstw na rynki zagraniczne, projektowania SZJ, technologii informatycznych, przekształceń własnościowych, wprowadzania nowych produktów na rynek, pozyskiwania zewnętrznego finansowania inwestycji, a także szereg podmiotów oferujących usługi okołoinwestycyjne, jak: projekty architektoniczne, raporty oddziaływania na środowisko, prace pomiarowo-badawcze, nadzór inżynierski.Jak zabiegać o zlecenia
Kilkunastoletnia perspektywa obecności funduszy strukturalnych na rynku zamówień może implikować skalę zmian porównywalną do wprowadzenia np. instytucji leasingu. Tak jak na potrzeby leasingu część dostawców modyfikowała swoją dotychczasową aktywność marketingową, tak również wraz z rozwojem programów pomocowych, najbardziej zainteresowani zmuszeni będą do zmiany obecnych sposobów pozyskiwania klientów. Zastanówmy się zatem nad najbardziej efektywnymi działaniami, jakie może podjąć potencjalny wykonawca dotowanych projektów:
- Współpraca z firmami obsługującymi proces dotacyjny – podmioty te dysponują zazwyczaj szeroką bazą potencjalnych nabywców, jak również kompleksowo obsługują proces aplikacyjny dla klientów wykonawcy;
- Promocja w mediach dotacyjnych – wraz z intensyfikacją programów pomocowych rozwija się obszar obsługi medialnej dotacji (fachowa prasa, specjalistyczne serwisy WWW), odbiorcy tych treści stanowią zazwyczaj grupę potencjalnych klientów wykonawcy;
- Uczestnictwo w targach, konferencjach i szkoleniach o tematyce dotacyjnej – dostawcy/wykonawcy powinni przenieść część aktywności wystawowej na rzecz uczestników imprez powiązanych z problematyką programów pomocowych;
- Monitorowanie rynku zamówień publicznych – zgodnie z polskim prawodawstwem zaangażowanie środków publicznych w projekty, wymagać będzie przestrzegania określonej procedury wyboru wykonawcy, z tymże w przypadku projektów sektora przedsiębiorstw, procedura przetargowa zostanie praktycznie ograniczona do opublikowania zamówienia w prasie o zasięgu ogólnopolskim, we własnej siedzibie i ewentualnie na stronach internetowych – wskazuje to na kluczowe źródła pozyskiwania takich zamówień;
- Modyfikacja polityki sprzedażowej – wszelkie działania marketingowe oferentów powinny zostać wzbogacone o informacje mające na celu uświadomienie potencjalnym klientom, iż zakup oferowanych przez firmę produktów, usług czy towarów kwalifikuje się do dofinansowania;
- Akredytacja przedsiębiorstwa przy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości – programy dotujące wyłącznie usługi niematerialne wymagają wyboru wykonawcy z listy jednostek akredytowanych;Można przypuszczać, iż fundusze strukturalne nie tylko zdynamizują rynek zamówień, lecz również istotnie go ustabilizują oraz wyznaczą kierunki jego dalszego rozwoju. Należy pamiętać, iż refundacyjny charakter dotacji będzie dodatkowo potęgował korzyści – zwrot poniesionych kosztów po zakończeniu działań inwestycyjnych, pomniejszony o spłatę kredytów, stanowił będzie wymarzony kapitał inwestycyjny na kolejne działania prorozwojowe.
Autor: Łukasz Juśkiewicz
Dotacyjne schodyJuż pobieżna analiza opublikowanej przez PARP listy najczęściej popełnianych błędów w SPO WKP Działanie 2.3, rodzi pytanie: czy blisko 90% przedsiębiorców, których wnioski odrzucono, w tak niedbały sposób przygotowało dokumentację aplikacyjną, czy też wystąpiły jakieś inne obiektywne czynniki, które uniemożliwiły im poprawne przygotowanie wniosków?
Jako najczęstsze nieprawidłowości wymieniane są błędy formalne i techniczno-ekonomiczne, a w mniejszym stopniu błędy merytoryczne. Geneza wymienianych uchybień wskazuje na przynajmniej częściową odpowiedzialność za nie instytucji rządowych, których zadaniem jest przygotowanie i realizacja Programu.
Problemy pojawiły się już przy otwarciu I rundy aplikacyjnej. Kilka miesięcy wcześniej opublikowano formularze wniosku i biznes planu, wytyczne oraz listę załączników, następnie pojawił się długo oczekiwany generator. Mimo pewnych niespójności dokumentacji oraz nieprawidłowości w działaniu generatora, duża część przedsiębiorców przystąpiła do starannego przygotowywania aplikacji. W dniu ogłoszenia naboru wniosków okazało się, iż duża część ich pracy poszła na marne, bowiem zdecydowanie zmodyfikowano formularz biznes planu, zmieniono wytyczne a generator zastąpiono zwykłym edytorem tekstu. To jednak był zaledwie początek problemów sektora MSP z urzędniczą ignorancją.
Wkrótce po tym okazało się, że opublikowana dokumentacja programowa jest niekompletna (brakowało np. formularza harmonogramu rzeczowo-finansowego) oraz co gorsza, nie jest ostateczna i ulega nieustannym zmianom. Dla wnioskodawców rozpoczął się zatem swoisty wyścig z czasem. Należało zdążyć ze złożeniem wniosku przed zmianą wytycznych, bowiem jeszcze w I rundzie aplikacyjnej dla złożonych już wniosków wiążące były wytyczne z dnia ich złożenia. Niestety masowo zdarzały się przypadki, że pieczołowicie przygotowane, kompletne i ostemplowane przez bank wnioski, tuż przed złożeniem, w wyniku kolejnej zmiany wytycznych, stawały się nieaktualne. W takiej sytuacji należało ponownie przebrnąć przez żmudny etap przygotowywania aplikacji, czyli zmodyfikować lub uzupełnić dokumentację, podpisać ją, złożyć do banku do weryfikacji i ostemplowania, potwierdzić za zgodność z oryginałem i ponownie złożyć w RIF. Jak się później okazało aplikanci I rundy składania wniosków i tak byli uprzywilejowani w relacji do wnioskodawców z rundy drugiej, bowiem PARP ostatecznie postanowiła zbagatelizować odwieczną zasadę „lex retro non agit” i do złożonych już wniosków zażądano załączników, które wprowadzono już po ich złożeniu!
Większość wprowadzanych zmian i dodatkowych załączników jest zupełnie nieistotna dla poprawnej oceny projektów, część z nich wręcz dubluje informacje podawane w innych miejscach. Powstały chaos informacyjny jest natomiast główną przyczyną nieprawidłowości w składanych wnioskach. Poniżej przedstawiono negatywne następstwa trzech wybranych działań podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu w trakcie otwartych już rund aplikacyjnych:
- Zmieniono zasady potwierdzania kserokopii dokumentacji za zgodność z oryginałem – Początkowo wystarczające potwierdzenie dokumentu na pierwszej stronie poprzez podanie zakresu jego stron, uzupełniono o konieczność parafowania każdej kolejnej strony. Wnioskodawcy, którzy zaopatrzyli się w wytyczne przed tą zmianą, mogli zapomnieć o swoich projektach, nowych urządzeniach, wzroście obrotów, a bezrobotni o nowych miejscach pracy, bowiem zabrakło parafek. Czy takie podejście jest zgodne z priorytetami Programu, czyli wzrostem konkurencyjności sektora MSP i tworzeniem nowych miejsc pracy? Co dziwne, już po zamknięciu rundy aplikacyjnej, na mocy specjalnego pisma PARP, uchylono obowiązek parafowania kolejnych stron, ale tylko w odniesieniu do kserokopii załączników, natomiast dalej zasada ta obowiązywała dla kserokopii całego wniosku. Zauważyć należy, iż zgodność kserokopii wniosku z oryginałem może zostać bez problemu zweryfikowana, bowiem składane są jednocześnie oba te egzemplarze. Natomiast kserokopie załączników składane są w RIF już bez swoich pierwowzorów.
- Do listy załączników dodawano kolejne pozycje – Największe negatywne reperkusje zrodziło chyba wprowadzenie formularza pomocy innej niż de minimis, przyznanej na wnioskowany projekt. Większość przedsiębiorców w sytuacji, gdy takiej pomocy nie otrzymała, myśląc logicznie, formularza nie wypełniła, bowiem w przeciwnym razie należałoby na 13 stronicach umieścić sformułowanie „nie dotyczy”. Okazało się później, że właśnie owo nielogiczne podejście było prawidłowe. Podobnie sytuacja przedstawiała się z wprowadzanymi później „oświadczeniem o odstąpieniu od procedury uproszczonej” czy „oświadczeniem o kwalifikowalności VAT”. Mimo, że wnioskodawcę nie dotyczyły treści w nich ujęte, musiał je składać. Dopiero na niecały miesiąc przed końcem II rundy aplikacyjnej zniesiono ten obowiązek, jednocześnie wprowadzając zmiany w wytycznych i dodając kilka nowych załączników. Jakie byłyby konsekwencje tak późnego wprowadzenia zmian, gdyby banki wykorzystywały w pełni przysługujący im 30-dniowy termin wydania promesy kredytowej?
- Archiwum zmian dokumentacji umieszczone na stronie PARP nie jest uzupełniane na bieżąco – Większość zmian rejestrowana jest z opóźnieniem, co rodzi dwojakiego rodzaju niebezpieczeństwo dla potencjalnych aplikantów. Przezorny wnioskodawca, przeglądając archiwum zmian plików tuż przed złożeniem swojego wniosku, stwierdzi, że zmian nie było, zatem przygotowana przez niego dokumentacja jest aktualna, co niestety może nie być prawdą. Z kolei przedsiębiorcom, którzy mają już świadomość niskiej wiarygodności archiwum, pozostaje porównywanie starej i nowej wersji dokumentacji. Zauważyć należy, iż np. wytyczne dla wnioskodawców to dokument blisko 40-stronicowy, a wprowadzane zmiany, jak np. wspomniany wyżej wymóg parafowania, to zaledwie trudno dostrzegalna jedna linijka tekstu w przypisach.Opisywane nieprawidłowości w realizacji Programu niestety trwają nadal i ulegają nasileniu. Prowadzi to do zupełnie kuriozalnych sytuacji, kiedy to płyty CD z dokumentacją programową kolportowane obecnie przez RIF opatrzone są klauzulą „nieaktualne”. Prawdopodobnie do PARP-u dociera zaledwie cząstka informacji zwrotnej od przedsiębiorców, bowiem ich bezpośrednią obsługą zajmują się RIF-y, a te z kolei nie mają większego wpływu na działalność instytucji zwierzchniej. Może przy linii budżetowej 2007-2013 warto byłoby zastanowić się nad powrotem do wypróbowanej już przy programach przedakcesyjnych decentralizacji? Obecnie należałoby przede wszystkim uporządkować funkcjonowanie PARP, bowiem przy realizacji i ostatecznym rozliczeniu inwestycji, może się okazać, że z przyjętych 11% projektów pozostanie niewielki odsetek, a na rozpisanie kolejnych terminów będzie już za późno.
Autor: Łukasz Juśkiewicz
Projekty na startWraz z opublikowaniem listy zatwierdzonych projektów w ramach I rundy aplikacyjnej SPO WKP Działanie 2.3, dla wybranego grona beneficjentów tego najpopularniejszego programu inwestycyjnego sektora MSP, rozpoczął się najważniejszy, decydujący o powodzeniu, etap realizacji inwestycji. Równocześnie, wraz z ustaniem pierwszych emocji, większość przedsiębiorców uświadomiła sobie, że sukces ich projektów nie kończy się z chwilą podpisania umowy dotacyjnej. Jak wobec tego należy zarządzać projektami dotacyjnymi, aby nie narazić się na utratę przyznanej pomocy?
Podstawowym założeniem, jaki każdy z przedsiębiorców powinien przyjąć, jest spodziewana szczegółowa kontrola zrealizowanych projektów. Choć działania nadzorcze w większości przypadków będą wcześniej zapowiadane, należy liczyć się również z kontrolami w trybie doraźnym. Spektrum instytucji uprawnionych do prowadzenia weryfikacji, od instytucji finansujących, wdrażających, zarządzających, poprzez urzędy skarbowe, Najwyższą Izbę Kontroli, aż do samej Komisji Europejskiej, oraz praktycznie zerowy zakres tolerancji w odniesieniu do stwierdzonych nieprawidłowości, powinny przestrzec przed jakimkolwiek bagatelizowaniem zapisów umowy dotacyjnej.
Stwierdzone uchybienia mogą bowiem okazać się katastrofalne w skutkach. Wnioskodawcom grozi zwrot wypłaconej dotacji wraz z odsetkami, co dla wielu firm z sektora MSP może zakończyć się poważnym kryzysem lub nawet upadłością.
Fundament legislacyjny realizacji wszystkich projektów dotacyjnych stanowi podpisywana pomiędzy przedsiębiorcą a Instytucją Wdrażającą umowa o dofinansowanie projektu. Jak wobec tego przełożyć zapisy tego dokumentu na poprawną realizację inwestycji?
Chronologiczne ujęcie podstawowych obowiązków przedsiębiorcy wynikających z umowy i innych dokumentów programowych, obliguje do przyjęcia następującego postępowania:
I. W przypadku gdy projekt jest współfinansowany poprzez kredyt (leasing lub fundusz inwestycyjny), należy w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy kredytowej (leasingowej lub z funduszem inwestycyjnym) oraz nie później niż w terminie 90 dni od dnia zawarcia umowy o dofinansowanie, przedstawić w RIF (Regionalna Instytucja Finansująca) kopię umowy potwierdzającej ten fakt. Dodatkowo, w terminie do 14 dni od daty zawarcia, należy dostarczyć kopię umowy cesji dotacyjnej.
II. W terminie 15 dni od dnia podpisania umowy dotacyjnej należy dostarczyć do RIF weksel in blanco na kwotę równą przyznanej dotacji. Weksel zostanie zwrócony przedsiębiorcy po upływie 5 lat od dnia zakończenia projektu.
III. Realizację inwestycji, bez podania przyczyn opóźnienia, można rozpocząć najpóźniej do 2 miesięcy od planowanego otwarcia projektu podanego w umowie, w przypadku dłuższej zwłoki należy wystąpić do RIF z odpowiednim uzasadnieniem przyczyn opóźnienia.
IV. Przedsiębiorcy, którym kwota dofinansowania pojedynczego zamówienia przekracza 200 000 €, z pewnymi wyjątkami, zobligowani są do stosowania uproszczonej procedury wyłaniania dostawcy. Firma ma obowiązek zawiadomienia Instytucji Wdrażającej na 7 dni przed podpisaniem kontraktu na zamówienie, o przedmiocie, cenie i danych wybranego dostawcy. Jednakże pamiętać należy, iż pozostałe podmioty również nie są zwolnione z przestrzegania określonych reguł wyboru sprzedającego czy wykonawcy. Powinni oni wyłonić ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz braku jakichkolwiek przesłanek do konfliktu interesu.
V. W trakcie właściwej realizacji projektów dopuszcza się jedynie niewielkie zmiany w strukturze rzeczowo-finansowej inwestycji, lecz tylko przy zastrzeżeniu, iż wprowadzone modyfikacje nie będą rodziły zagrożenia dla osiągnięcia wszystkich zaplanowanych celów przedsięwzięcia. Firma pragnąca dokonać korekty powinna zawiadomić o tym RIF w terminie do 14 dni od pojawienia się przyczyn planowanych zmian wraz z przedstawieniem szczegółowego zakresu modyfikacji i jego uzasadnieniem. W zakresie finansowania dopuszczalne są przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikowanych, jednakże nie więcej niż do 10 proc. kwoty przypadającej na każdą kategorię.
VI. Wszelkie podejmowane działania inwestycyjne powinny być w możliwie szczegółowy sposób ewidencjonowane. Roboty budowlane, dostawy czy usługi powinny być dokumentowane odpowiednimi protokołami odbioru lub innymi dokumentami potwierdzającymi ich zgodność z warunkami umowy. Przedsiębiorca powinien prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową środków, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiającą identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania projektowe i przekazywanych firmie w drodze refundacji. Dopuszczalne są wyłącznie płatności za pośrednictwem firmowego rachunku bankowego.
VII. Istnieje możliwość wydłużenia realizacji projektu w granicach dopuszczanych przez program, lecz wyłącznie na pisemny wniosek wraz z uzasadnieniem, złożony do RIF nie później niż 30 dni przed upływem planowanego terminu zamknięcia inwestycji.
VIII. Do 25 dni od planowanego według umowy terminu zakończenia realizacji projektu, przedsiębiorca ma obowiązek złożyć do Regionalnej Instytucji Finansującej dokumentację rozliczeniową. Jakość i poprawność przedstawianych danych ma kluczowe znaczenie dla wypłaty przysługującego dofinansowania. Kompletne zestawienie powinno zawierać:
1) wniosek o płatność końcową, prezentujący dane ewidencyjne przedsiębiorcy i projektu, raport finansowy z realizacji inwestycji oraz raport techniczny, krótko przedstawiający przebieg prac i ich pierwsze efekty;
2) sprawozdanie końcowe, zawierające szczegółowe opisy działań wraz z podaniem poziomów zanotowanych wskaźników projektowych, określające przebieg procesów finansowych oraz prezentujące inwestycję na tle realizacji priorytetowych polityk Wspólnoty Europejskiej;
3) kopie faktur (lub dokumentów równoważnych) i kopie dowodów zapłaty (przelewy oraz wyciągi bankowe), potwierdzone za zgodność z oryginałem przez głównego księgowego lub inną upoważnioną osobę;
4) kopie protokołów odbioru dostaw lub wykonania prac, poświadczone za zgodność z oryginałem;
5) w przypadku nabycia nieruchomości - operat szacunkowy wraz z oświadczeniem zbywającego, iż nieruchomość nie była zakupiona w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych;
6) w przypadku zakupu używanego środka trwałego: oświadczenie sprzedającego, iż środek trwały w okresie ostatnich 7 lat nie został nabyty ze środków publicznych wraz z pierwotną fakturą, potwierdzenie spełniania norm oraz informację o cenie nowego środka trwałego wraz z oświadczeniem, że cena nabytego środka nie odbiegała od wartości rynkowej.IX. Prawidłowość i kompletność złożonej dokumentacji rozliczeniowej zapewnia wypłatę oczekiwanej refundacji poniesionych kosztów. Jednakże, precyzyjne w innych miejscach zapisy umowy, nie określają dokładnej daty wypłaty środków. Instytucja Wdrażająca warunkuje bowiem realizację płatności od dostępności środków na rachunku bankowym programu. W praktyce realizacji programów przedakcesyjnych, przy podobnych zapisach w umowach dotacyjnych, płatności realizowane były z opóźnieniem nawet ponadpółrocznym.
Pomyślne zakończenie projektu oraz wypłata dofinansowania nie powinny osłabiać troski przedsiębiorcy o prawidłową realizację projektu z punktu widzenia wymogów dotacyjnych. Firma wkracza w kolejny, ostatni już etap realizacji celów zakładanych we wniosku. Zakończona inwestycja powinna pozwolić na osiąganie efektów przedstawionych w aplikacji, zapewnić trwałość rezultatów i utrzymać inwestycję na terenie powiatu, w którym została zrealizowana, przez okres 5 lat od dnia zakończenia przedsięwzięcia.
Wysoki stopień skomplikowania realizacji dotowanych projektów rodzi obawy, czy firmy sprostają temu wyzwaniu. Pozostaje mieć nadzieję, że inaczej niż to miało miejsce w procesie aplikowania, przedsiębiorcy będą mogli liczyć na większą kompetencję, wyrozumiałość i lepsze przygotowanie organizacyjne instytucji programowych. W przeciwnym wypadku może okazać się, iż z przyjętych w I terminie 11% projektów pozostanie niewielki odsetek, a na rozpisanie kolejnych terminów będzie już za późno. Dla tych, którzy nie zakończyli jeszcze świętowania przyznanej dotacji, być może jest to ostatni moment na odpowiednie przygotowanie się do trudnego etapu realizacji projektu.
Pliki do pobrania z artykułami w formacie PDF:
"Fundusze Europejskie" 1(8) styczeń-luty 2006 - Analiza logiki inwestycji
pobierz rozmiar: 1,4 MB
"Fundusze Europejskie" 5(6) wrzesień-październik 2006 - Euro dla wybranych
pobierz rozmiar: 3 MB
"Fundusze Europejskie" 2(9) marzec-kwiecien 2005 - Dotacyjne schody
pobierz rozmiar: 1.3 MB
"Fundusze Europejskie" 6(7) listopad-grudzień 2004 - Co zrobić, aby zwiększyć szansę na dofinansowanie
pobierz rozmiar: 1.2 MB
"Puls Biznesu" , 19 październik 2006, NR 204 - Dalej od granicy
pobierz rozmiar: 1 MB
"Fundusze Europejskie" , 4(17) wrzesień-październik 2006 - Sposób na kapitał
pobierz rozmiar: 1 MB
Copyright © 2004 Contract Consulting Wszelkie prawa zastrzeżone